前回の【個人事業主（フリーランス）の方は必見！】請求書の作成完全ガイド（請求書の送付編①）はチェックしましたでしょうか…？今回も引き続き、フリーランスや副業で必要となる請求書の送付の仕方について紹介しましょう。
▼【個人事業主（フリーランス）の方は必見！】請求書の作成完全ガイド（請求書の送付編①）
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請求書を送付するときに注意すべきポイント
請求書の折り方＆封筒への入れ方
封筒のサイズによっては、請求書を折らなければ入らないことがあります。この際、請求書の折り方や入れ方にもマナーがあるため、注意が必要です。
請求書の折り方
前回の作成編でもご紹介したように、請求書は一般的に横書きです。折って封筒に入れる場合は、三つ折りにします。この際、最初に下から折り、次に上から折るようにしましょう。開いたときに「請求書」と書かれた面が一番上に来るようにするのがポイントです。
請求書と縦書きの送付状を同封する場合
請求書と縦書きの送付状を同封する場合は、請求書の上に送付状を重ねて三つ折りにします。請求書の折り方と同様、まず下から折り上げ、次に上から下に追ってください。広げたときに「拝啓」と書かれた面が一番上に来れば正解です。
封筒の入れ方
請求書を封筒に入れる際は、封筒を裏返しにし、書類の上端が右にくるようにして入れます。三つ折りになっているため隠れて見えませんが、「請求書」「拝啓」と書かれた部分が右に来るような状態です。
ワンポイントアドバイス
宛先【様・御中・各位など】の使い分け
＜個人宛「様」の使い方＞
特定の個人に向けて書類を送る場合は「様」を用います。お互いの立場や関係性にかかわ らず、個人であれば使用可能です。ビジネスでは漢字の「様」が最も一般的であり、「さま」「サ マ」を用いるとカジュアルな印象を与えます。役職がある場合は、名前の前に記載しましょう。 教師などには、「先生」を敬称として使うこともできます。複数の個人名を宛先に記載する場合は、それぞれに「様」が必要です。「殿」も個人名に使う敬称ですが、目下の人に使う言葉とされているため、ビジネスでは避けたほうが無難でしょう。
＜団体・組織宛「御中」の使い方＞
「御中」は、会社や部署、学校、施設など、組織や団体に対して使用する敬称です。ビジネ スの書類送付で使用する場合は、社名や部署名の下に記載します。
送り先の個人名がわかっ ている場合は「様」を用い、わからない場合は「御中」と用いるのが一般的です。
会社全体 には「御中」です。部署を指定する場合は部署名の下に「御中」を記載し、会社名の下には 敬称をつけません。また、「御中」をほかの敬称を一緒に使うことはできません。例として、「〇 〇事業部御中 △△□□様」といった記載は間違いです。
＜複数人宛「各位」の使い方＞
「各位」は複数の目上、目下にかかわらず個人に対して使用する敬称です。相手を敬うニュ アンスが込められています。「～の皆様へ」と言い換えることもできます。「様」や「御中」と 各位を併用することはできません。例えば、「お客様各位」といった記載は本来間違いです。 一方で、このような書き方であっても社会通念上許容されているケースも多く、相手と場合に よっては必ずしもマナー違反ではありません。
＜「様方」や「気付」の使い方＞
「様方」は、送付先住所の世帯主の名字と受け取る個人の名字が違う場合に使う敬称です。「山田様方 鈴木一郎様」のように使用します。「気付」は送付先企業の送付先の企業・組織に所属していない人に対して、その企業経由で書類を送りたい場合に使う敬称です。最終的な送り先が個人の場合は「様」を、組織の場合は「御中」を「気付」のあとに記載します。
送付状
請求書の送付状とは、請求書に同封する請求の概要や挨拶を記載した書類です。請求所の間違いを防止する目的があるほか、ビジネスマナーのひとつとして慣例的に作成されています。 請求書をFAX送信する場合は、請求書とは別に送られるのが一般的です。請求書をメールに添付する場合、 メールの本文が送付状に該当します。請求書発行は経理部門にとって重要な仕事ですが、当然ながら内容にミスが生じることもあります。送付状 を合わせて送付することで、先方がミスに気づきやすくなり、処理の問題を事前に防ぐことができます。
請求書の送付状に書くべき５項目
請求書の送付状には一般的に以下の項目を記載します。それぞれ書き方や内容にはマナーがあるため、注意が必要です。送付上に記載する代表的な５つの項目についてお話しします。
① 宛先
送付状の最上部に宛先を記載します。宛先には送付状を受け取る会社名を省略せずに記載す るのが基本です。会社・部署宛に送付する場合は、「御中」を忘れずに付け加えてください。担当者がわかっている場合は、会社名・部署名に続き 役職・個人名まで記載します。個人名はフルネームで書くのが基本です。下の名前が不明な場合 は、苗字のみを記載します。
② 送付日
書類を投函する日の日付を上部に記載します。 書類作成日の日付を記載する場合もあります。
③ 差出人情報
送付状作成を担当した人の情報を記載します。 送付日の真下に記載するのが一般的です。個人名だけでは企業が発行する送付状として不十分 なため、会社名や部署名、会社の所在地、連絡先電話番号などを記載しましょう。
個人事業主の場合は、個人名のほか屋号を記載します。差 出人情報の欄には、会社の角印（個人事業主で あれば屋号の角印か個人印）を押印するとベター です。本来、請求書や送付状への押印は義務ではありません。一方で、押印しておくとその書類の正当性が高まり、不正やトラブルが起きにくくなります。
④ 本文
書類のタイトルに始まり、挨拶や内容確認など 送付状の本文を記載します。
タイトルは「書類送付のご案内」「請求書送付の ご案内」などが一般的です。
本文の内容に特に決まりはありませんが、多くの場合は挨拶を告げる 「前文」、請求書送付を案内する「主文」、まとめ として記載する「末文」で構成されます。また、 他のビジネス文書にならい「拝啓 / 敬具」など、 頭語と結語を用います。事務的な印象をやわらげるために季節の話題に触れる「時候の挨拶」は、 請求書の送付状ではあまり登場しません。
⑤ 書類内容と部数、枚数
同封している書類の内容と枚数を記載します。ここに記載されている内容と、実際に送られている書類内容、枚数に違いがあれば、先方がこちらのミスに気づきやすくなります。
メールでの送付
請求書をメールで送付しても法律上の問題はありません。そもそも、「請求書を郵送しなければならない」 という法律はないのです。「取引の証明」になればよいため、書面かメール送付かは問われません。ただし、実際に請求書をメールで送付できるかどうかは企業のルールやポリシーによります。現状は印刷された請求書の原本のみを取引の証明としている企業も多いようです。あらかじめ相手の企業にメールで請求書を送付しても問題ないか確認しておく必要があります。確認した上で、以下を守って請求書のメール送付を行いましょう。
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メールの件名
ビジネスメールでは「何のメールなのか」を件名で明確に伝える必要があります。請求書の送付メールも例外ではありません。「請求書を添付していること」と「何の（いつの）請求書なのか」と件名で簡潔に伝えましょう。
例）
「〇月分請求書送付のご案内」
「△△△△に関する請求書送付について」
「請求書送付の件【■■■■株式会社】」
メール本文
メールの本文についてもビジネスメールのマナーに沿って、簡潔な内容を目指します。
送付先の企業名、 部署、担当者名、こちらの企業名や氏名を明記する点は一般的なビジネスメールと同じです。
請求書を添付している事実に触れ、何の請求書なのかを記載します。 添付したファイルについては本文の中で紹介してください。複数のファイルがある場合はまとめて記載しましょう。ファイルの名前を記載するのが一般的です。ファイルを開けばわかることではありますが、請求金額を本文で明記しておくと好印象を与えるでしょう。同様に、振込期限についても明記しておくと親切です。ファイルが開けない場合、不明点がある場合は連絡してほしい旨記載し、「よろしくお願い申し上げます。」 といった文言で締めます。
例） □□□□株式会社 △△部
山田 太郎様 お世話になっております。
◯◯◯◯株式会社 鈴木です。
8月の請求書を添付ファイルにて
送付させていただきますのでご査収ください。
万が一、ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければ幸いです。
̶̶
添付ファイル：202108_invoice.pdf
請求金額：150,000 円
お振込期日：◯◯◯◯年◯月◯日 (◯曜日 )
̶̶
ご不明点などがありましたらお気軽にご連絡ください。
よろしくお願い申し上げます。
ファイル添付
請求書のファイルは PDF で作成するのが一般的です。ExcelやWordで請求書を作成することもできますが、作成者と送付先でバージョンが違うとレイアウトが崩れてしまうことがあります。PDFであれば基本的にそういった心配はありません。 ただし、先方にファイル形式を指定されている場合はその指示に従います。 ファイル名は一目で何の請求書かわかるものが望ましいでしょう。また、慣例としてファイル名にスペースは用いられません。
代わりに「_（アンダーバー）」を用ることが多いです。 例として、請求書が以下のような内容の場合は、
例）
請求月 :2021年 8 月
取引先 : 株式会社△△△
件名 : サービス利用料
発行日 :2021 年 8 月 31 日
ファイル名は以下のようにするのが一般的です。
例）
請求書 _ 株式会社△△△御中 _2021 年 8月 _ サービス利用料 _210831.pdf
印鑑
書面の請求書の場合、押印をして送付することも少なくありません。しかし、書面、メールに関わらず、 押印なしの請求書は有効です。そもそも請求書は法的に発行が義務付けられた書類ではないため、押印も必須ではありません。しかし、実際にはメールで送付する請求書にも押印が求められるケースがあります。取引先が押印された請求書しか受理していない場合には送り主もそのルールに従わなければなりません。取 の証拠書類としては、押印があったほうが有効性が高まります。請求書に押印が必要かどうかは、あらかじめ送り先に確認しておくのが無難です。
おすすめは「電子印鑑」を利用する方法です。電子印鑑をあらかじめ作っておけば、プリントアウトすることなく PDF のファイル上に印鑑を押せます。ただし、電子印鑑付きの請求書を受け付けているかどうかも取引先のルールによるため、あらかじめ確認が必要です。
請求書を書くのが大変！そんな時は、かんたんに請求書を作成できる「MakeLeaps」
ここまで請求書の書き方をご紹介しましたが、複雑な部分もあるため、書き慣れるまでには時間を要します。また、請求書には法律で定められた書き方やテンプレートがないため、必須項目を押さえるとともに、取引先と調整しながら形式を決めていく必要があります。自分で書くことに慣れない間はツールを活用するのも一つの手です。
「MakeLeaps」はこれらのルールを遵守しながら、頻繁に利用する請求書の定型化や自動作成に加え、書類の発送方法も郵送代行、メール送信の２種類から選択可能です。しかも、料金は月々 500 円からと手軽に始められることも嬉しい限り。初期費用も発生せずに、無償トライアル期間もあり、チャットサポートをはじめとする問い合わせ対応も利用できます。請求業務を効率化したい方は、ぜひこの機会に試してみてはいかがでしょうか。
次回の記事では「MakeLeaps」の使い方を解説いたします。ぜひ、ご覧ください！