【個人事業主（フリーランス）の方は必見！】請求書の作成完全ガイド（請求書の送付編①）

2021-08-10

カワコレメディア編集部 @ カワコレメディア編集部

マイスタイル請求書メイクリープスおかね

前回、フリーランスや副業で必要となる請求書の書き方について紹介しました。今回は第二弾として請求書の送付の仕方を2回にわたってご紹介しましょう。今回もクラウド型請求管理ソフト『MakeLeaps（メイクリープス）』広報担当が紹介します！

▼【個人事業主（フリーランス）方は必見！】請求書の作成完全ガイド（請求書の書き方編）

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読者のみなさんの中にはモデルやインフルエンサーとして活躍されている方も多いと思います。その際、請求書の処理などはどうしていますか…？今回は、クラウド型請求管理ソフト『MakeLeaps（メイクリープス）』を提供しているメイクリープス株式会社の広報の方に、フリーランスや副業で必要となる「請求書の書き方」について紹介してもらいました。
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そもそも「請求書」とは？
商品やサービスの対価として相手方に代金の支払いを求める書類のことですです。法律上定められた正式な請求書の書き方やフォーマット...

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請求書を送付するときに注意すべきポイント
1. 封筒のサイズ・色
2. 封筒は白か薄い青色が一般的
封筒の書き方（表面）
請求書の封筒の書き方（裏面）
1. 裏面に継ぎ目がある場合
2. 裏面に継ぎ目がない場合

請求書を送付するときに注意すべきポイント

封筒のサイズ・色

請求書を送付するときに使う封筒のサイズは、「長形 3 号（長 3）」または「角形 2 号（角 2）」を選ぶのが一般的です。それぞれ、中身がフィルム越しで確認できる窓付きのタイプもあります。

長形 3 号（長 3）
長形 3 号は 120mm×235mm の形式であり、A4 サイズの書類を三つ折りで入れられます。請求書をはじめ、納品書、見積書などビジネス上の書類送付で広く使われている封筒です。定形郵便物として取り扱われ、総重量が 25g 以下であれば 84 円、50g 以下であれば 94 円分の切手で送れます。

角形 2 号（角 2）
角形 2 号は 240mm×332mm の形式であり、A4 サイズの書類を折らずにそのまま入れられる大きさです。書類に折り目がつかないことから、比較的重要なビジネス書類である履歴書や、契約書などを送付する際に使われます。定形外郵便に区分されるため、総重量が 50g 以下の場合は 120 円、100g 以下であれば 140 円分の切手の貼り付けが求められます。
※切手の価格は 2021 年 8 月時点

封筒は白か薄い青色が一般的

封筒の色については明確な決まりはありませんが、取引先が請求書の封筒を一目で識別できるようにするため、白か薄い青の封筒を使うのが一般的です。赤い封筒は「赤字」を連想させることから、通常は用いられません。

封筒の書き方（表面）

請求書を入れる封筒の表面には以下の内容を記載します。

・宛先の住所
・宛先の会社名、部署名、担当者名
・「請求書在中」の文言

住所は郵便番号から正確に記載します。記入枠がある場合はその中に、ない場合も右上に記載しましょう。住所は郵便番号の真下に、都道府県から記載します。

では、下記で宛先別の書き方をご紹介しましょう。

担当者宛に送付する場合

担当者宛に請求書を送付する場合、封筒の中央部に右から会社名、担当者名の順で記載します。どちらも住所の上端から 1 文字分下げた位置から書き始めてください。会社名は「（株）」「（有）」を使用せず、正規名称を記載します。この際、会社名の下に「御中」は必要ありません。会社名の左隣に役職名、担当者名、「様」を 1 行で記載してください。この行の文字は会社名よりも一回り大きく記載しましょう。担当者名が不明の場合は「ご担当者様」と記載します。

部署宛に送付する場合

部署宛に送付する場合、会社名の左隣に部署を記載します。担当者宛に送付する場合は「様」を敬称として用いましたが、部署名の場合は「御中」を使用しますので注意してください。

会社宛に送付する場合

宛先として会社名のみを記載する場合は、中央に会社名を 1 行で記載します。この場合も使用する敬称は「御中」です。

なぜ「請求書在中」と書くの？

見本の左下に記載している「請求書在中」の文言は、送付先が郵送物の中から請求書を識別しやすくするためのものです。スタンプで押印するのが一般的ですが、最初から印字された請求書もあります。左上には切手も忘れずに貼り付けてください。通常通り封筒の宛名を作成したら、青色または黒色で「請求書在中」と記載し、四角で囲みます。縦書きの場合は表面の左下、横書きの場合は表面の右下に記載しましょう。

「請求書在中」の表記
「請求書在中」の記載位置は封筒の記載が縦書きか横書きかによって慣例的に決まります。封筒が縦書きであれば表面の左下に縦書きで、封筒が横書きであれば表面の右下に横書きで記載するのが一般的です。

青色で書くのが一般的

記載そのものがルール化されているわけではないため、「請求書在中」の色についても決まりはありません。一般的に使用されているのは黒、赤、青です。この中であればどれを使用しても問題はありませんが、黒だと目立たず、赤は「赤字」を連想させるという声もあります。それほど意識する必要はないかもしれませんが、青を使用するのが無難と言えるでしょう。

手書きでなくてもOK

すでに印刷または宛名書きの終わった封筒に「請求書在中」を記載する方法には、スタンプと手書きの 2種類があります。重要なのは「請求書の存在」を知らせることであるため、手書きかスタンプかは大きな問題ではありません。

ただし、複数枚の請求書を郵送する場合は、スタンプのほうが効率的です。字体もスタンプのほうが安定しており、書き損じを防ぐこともできます。スタンプがなく手書きで記載する場合は、「請求書在中」の周りを四角い枠で囲って目立たせることを忘れないようにしましょう。

海外に請求書を送る場合

海外に請求書を発送する場合も、封筒の表面に請求書が入っていることを明記します。「請求書在中」の英語表記は「INVOICE ENCLOSED」です。航空郵便（エアメール）で送る封筒には、「INVOIC EENCLOSED」と記載しましょう。

請求書の封筒の書き方（裏面）

請求書封筒の裏面は送り主の情報を記載する面です。具体的には以下のような内容を記載します。

・送り主の住所
・送り主の会社名／氏名
・送付日
・〆（封じ目）

裏面に郵便番号の記入枠がある場合はその中に郵便番号を記載しますが、ない場合は住所の上に横書きで記入します。送付日は裏目の左側上部に記載するのが一般的です。封じ目は封の中央に「×」にならないように記入してください。「〆」以外に「封」「緘」といった封じ目があります。裏面は継ぎ目の有無によって書き方が異なります。